Organizacja dokumentów. Mała powierzchnia, a przechowywanie i porządkowanie papierów

0
290

Obecnie nie łatwo jest zapanować nad ogromną ilością dokumentów, które posiadamy, w szczególności, kiedy dysponujemy ograniczonym miejscem do ich przechowywania. Sklepy oferują nam mnogość możliwości do zapanowania nad papierami, które często wrzucamy do jednej szuflady i zapominamy o ich istnieniu. Jakie rozwiązania ułatwią nam kontrolę nad nimi oraz usprawnią codzienne poszukiwania dokumentów, których potrzebujemy?

Na czym polega dobra organizacja dokumentów?

  • Szybko i łatwo znajdziemy potrzebne nam informacje.
  • Bez problemu dodamy kolejne dokumenty
  • Nasze papiery są skategoryzowane, dzięki czemu łatwo się w nich odnajdujemy
  • Możemy z łatwością poprosić kogoś o znalezienie czegoś ważnego, na przykład podczas rozmowy telefonicznej

Co przyda nam się w organizacji dokumentów?

  • teczki,
  • foldery,
  • klipsy do spinania,
  • kartonowe pudełka,
  • segregatory kartonowe,
  • etykiety
  • kolorowe taśmy,
  • mazaki.

Półki i szafki ścienne

Zagospodarowanie przestrzeni pionowej to dobry pomysł na zaoszczędzenie miejsca na małej powierzchni. Wiszące półki nie dość, że są praktyczne to również mogą stanowić element dekoracyjny w pomieszczeniu. Proste w montażu, niezajmujące wiele miejsca, zachęcające swoją uniwersalnością i niską ceną. Szafka ścienna pomieści pudełka, kartony czy też segregatory z dokumentami lub płytami CD/DVD. Dzisiejszy rynek oferuje nam multum kolorów, wzorów i rozwiązań montażu, dzięki czemu z łatwością dopasujemy półki i szafki pod swoje oczekiwania. Ich ceny są bardzo zróżnicowane, zależne od materiału, z którego są wykonane, jakości, koloru, rozmiaru. Mogą wahać się od 30 złotych za zwykłą, drewnianą, pojedynczą półkę, do kilkuset złotych za specjalne systemy szafek.

Kartony, segregatory papierowe, szuflady

Dobrym miejscem na przechowywanie jest porządne biurko. Nie róbmy jednak z niego graciarni, niech panuje na nim ład i porządek. Warto przy małych powierzchniach wyposażyć się w model, który będzie posiadał górne półki oraz liczne szuflady. Dzięki temu na półkach możemy poukładać kolorowe kartony, do których schowamy ważne dla nas rzeczy, segregatory papierowe dla potrzebnych nam często dokumentów, a szuflady pozwolą na przechowanie wielu elementów nie na widoku, dzięki czemu przestrzeń pokoju optycznie powiększy się. Ceny kartonów, czy segregatorów to około kilku złotych za sztukę, większą inwestycją zdecydowanie jest porządne i funkcjonalne biurko, za które możemy zapłacić nawet ponad tysiąc złotych.

Schowek na drzwi

Kolejnym dobrym pomysłem jest zawieszenie schowka na drzwi od pokoju. Nie zajmuje on przestrzeni, a daje dodatkowe miejsce, gdzie możemy umieścić ważne rzeczy. Doskonała alternatywa dla klasycznych szafek i półek, stwarza dodatkowe miejsce na przechowanie naszych dokumentów. Mamy do wyboru wiele przegródek, które pomieszczą nie jeden segregator. Zazwyczaj wykonane są one z tworzywa sztucznego, tkaniny lub aluminium, do powieszenia – bez konieczności wiercenia. Najczęściej w zestawie znajdują się już haczyki do zawieszenia.

Jak wywalczyć porządek w swoich dokumentach?

Przede wszystkim określmy rozmiar naszych dokumentów i miejsca, w których będziemy je przechowywać. Dobrze jest od razu zrobić przegląd, dzięki któremu zweryfikujemy co w dalszym ciągu potrzebujemy, a co stało się dla nas zbędne. Spiszmy sobie rodzaje dokumentów, jakie podzielimy w kartonach, czy segregatorach. Możemy segregować datami, czyli w jednym miejscu dokumenty do 2 lat wstecz, w drugim do 5 i tak dalej. Inną opcją, częściej wybieraną jest kategoryzowanie według rodzajów dokumentów, na przykład rachunki, umowy, czy własne notatki. Dopiero teraz warto wybrać się na zakupy i wyposażyć się w kartony, teczki, segregatory, bo znamy ilość dokumentów, a stąd wiemy, ile materiałów będzie nam potrzebne.

Następnie posortujmy nasze dokumenty według kategorii. Rozłóżmy je najlepiej na podłodze, tak nam będzie wygodnie. Może okazać się, że znajdziemy jeszcze zbędne nam papiery, których skutecznie się pozbędziemy. Jeśli posiadamy dużo dokumentów w jednej kategorii, możemy stworzyć podkategorie, ze względu na daty, nazwy firm i tak dalej. Następnie opiszmy kartony, segregatory, czy teczki – można zrobić to za pomocą naklejanych etykiet, dzięki czemu nabiorą bardzo ładnego i estetycznego wyglądu. Używajmy trwałego markera, który nie wyblaknie po pewnym czasie, ani nie zmaże się oraz będzie widoczny. Na koniec rozmieśćmy wszystkie elementy według naszych możliwości. Kartony dajmy nieco niżej niż teczki, czy segregatory – są bardziej masywne i mogą powodować efekt natłoku i bałaganu. Dostępne są również teczki, czy kartony i segregatory ozdobne, dzięki czemu mogą ładnie wkomponować się w nasze wnętrze i stanowić element dekoracyjny.

Utrzymanie porządku na małych powierzchniach wydaje się stosunkowo łatwe, pod warunkiem, że robi się to regularnie. Jeśli już nazbiera nam się sporo papierów, nie róbmy tego za jakiś czas. Poświęćmy całe popołudnie na porządki, pozbądźmy się nadmiaru niepotrzebnych rzeczy, oczyśćmy naszą przestrzeń i zachowajmy porządek.

[Głosów:1    Średnia:5/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here